Que hace este modulo
Control de Gastos centraliza todo el dinero que sale por la operacion de tu flotilla. Defines presupuestos por viaje, por categoria o por sucursal, entregas depositos al operador para gastos en ruta, capturas casetas, comidas, hospedaje y otros, y subes la foto de cada ticket como evidencia. La plataforma categoriza los gastos automaticamente y te avisa cuando se acerca el limite del presupuesto. Al cerrar el viaje, concilia el dinero entregado contra los gastos comprobados, deja claro el remanente y lo descuenta o devuelve segun sea el caso. Asi tu equipo administrativo cierra cuentas mas rapido y con cero discusiones con el operador.
Casos de uso
Viajes foraneos
Presupuesto completo con casetas, comida, hospedaje y combustible.
Reparto local
Presupuesto chico solo para casetas urbanas y consumo del dia.
Operador con tarjeta
Tarjeta de gastos prepagada conciliada contra los registros del sistema.
Servicios eventuales
Gastos sueltos sin viaje asociado (lavado, hospedaje extra, etc).
Reembolsos al operador
Gastos pagados de bolsillo del conductor que se reembolsan despues.
Compras administrativas
Insumos de oficina, papeleria, servicios externos.
Como funciona
Crear presupuesto del viaje
En la ficha del viaje defines monto total y desglose por categoria (combustible, casetas, comida, otros).
Entregar deposito al operador
Registras el efectivo o transferencia entregada al conductor con folio de respaldo.
Capturar gastos en ruta
El operador captura cada gasto con monto, categoria y nota desde el portal del conductor.
Subir foto del ticket
Toma foto del ticket y se asocia al gasto. Sin foto, el gasto queda marcado como pendiente de evidencia.
Categorizacion automatica
El sistema sugiere la categoria por palabras clave del ticket. El coordinador puede cambiarla si hace falta.
Cerrar viaje y conciliar
Al cerrar el viaje se concilia el deposito entregado contra los gastos comprobados. Lo sobrante se devuelve o queda como anticipo.
Reporte y archivo
Cada gasto queda en el historial del viaje y aparece en los reportes financieros del periodo.
Beneficios concretos para tu flotilla
- Cero discusiones con el operador al cierre del viaje
- Reduces tiempo de cierre administrativo
- Operador motivado a cuidar el presupuesto cuando lo ve en pantalla
- Evidencias fotograficas de cada gasto
- Categorizacion automatica para reportes contables
- Alertas tempranas cuando se acerca el limite
- Trazabilidad completa para auditoria
- Mejor toma de decisiones por categoria de gasto
Datos que registra
- Presupuesto por viaje y por categoria
- Deposito entregado al operador con folio
- Gastos individuales con monto, categoria y nota
- Foto del ticket como evidencia
- Ubicacion y fecha del gasto
- Conciliacion entre deposito y gastos comprobados
- Alertas generadas por exceso de presupuesto
- Estado del gasto (capturado, autorizado, rechazado)
Reportes que genera
- Gastos por viaje y por periodo
- Gasto promedio por kilometro
- Comparativo presupuesto contra real
- Top categorias de gasto
- Top operadores con mas gastos
- Gastos pendientes de comprobar
- Reportes contables por categoria
Preguntas frecuentes
Puedo definir presupuestos por viaje
Como manejo casetas
Que pasa si el operador se pasa del presupuesto
Se categorizan solos los gastos
Puedo subir tickets desde celular
Soporta multiples categorias de gasto
Puedo exportar para contabilidad
Listo para profesionalizar tu flotilla
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