Documentación de GetCastores
Guía completa para administrar tu flotilla de vehículos de manera eficiente. Aprende a usar todas las funcionalidades del sistema.
Esta documentación te guiará paso a paso por todas las funcionalidades del sistema de gestión de flotillas.
¿Qué es GetCastores?
GetCastores es una plataforma SaaS (Software as a Service) diseñada específicamente para empresas de transporte y logística en México. Permite gestionar de manera integral todos los aspectos relacionados con tu flotilla de vehículos:
- Gestión de Vehículos: Registro, documentación, seguimiento y control de todos tus vehículos
- Control de Conductores: Administración de conductores, licencias, documentos y asignaciones
- Combustible: Registro y análisis de cargas de combustible y rendimiento
- Mantenimiento: Programación y seguimiento de mantenimientos preventivos y correctivos
- Gastos: Control detallado de todos los gastos operativos
- Reportes: Análisis y reportes personalizados para toma de decisiones
Primeros Pasos
Sigue estos pasos para configurar tu cuenta y comenzar a usar GetCastores:
Accede al Sistema
Ingresa a /admin/ con las credenciales proporcionadas por tu administrador. La primera vez se te pedirá cambiar tu contraseña.
Configura tu Empresa
Ve a Empresas > Empresas y completa la información de tu organización: nombre, RFC, dirección, logo y datos de contacto.
Registra tus Vehículos
En Vehículos > Vehículos agrega cada unidad de tu flotilla con sus datos: placa, marca, modelo, año y documentos.
Agrega Conductores
Registra a tus conductores en Conductores > Conductores con sus datos personales, licencia y documentos requeridos.
Comienza a Registrar Operaciones
Ya puedes empezar a registrar cargas de combustible, mantenimientos, gastos y generar reportes.
Recorrido del Sistema
Conoce la estructura general del sistema y cómo navegar por él:
Panel Principal (Dashboard)
Al ingresar al sistema verás el panel principal con:
- Estadísticas rápidas: Total de vehículos, conductores activos, gastos del mes
- Alertas: Documentos por vencer, mantenimientos pendientes
- Accesos rápidos: Enlaces a las funciones más utilizadas
Captura del Dashboard principal
Menú Lateral
El menú lateral izquierdo te da acceso a todos los módulos del sistema:
| Módulo | Descripción | Funciones Principales |
|---|---|---|
| Empresas | Gestión de empresas y sucursales | Crear empresas, sucursales, paquetes |
| Vehículos | Control de la flotilla | Registrar vehículos, marcas, modelos, documentos |
| Conductores | Gestión de operadores | Registrar conductores, asignar vehículos |
| Combustible | Control de combustible | Registrar cargas, analizar rendimiento |
| Talleres | Red de talleres | Registrar talleres, servicios, reseñas |
| Mantenimiento | Mantenimientos de vehículos | Programar, solicitar, dar seguimiento |
| Gastos | Control de gastos | Registrar gastos, presupuestos, categorías |
| Reportes | Análisis y reportes | Generar reportes, exportar datos |
Módulo de Empresas
Este módulo permite gestionar la información de tu empresa y sus sucursales.
Registrar una Empresa
Accede al módulo
Ve a Empresas > Empresas en el menú lateral y haz clic en "Agregar Empresa".
Completa los datos básicos
Ingresa: Nombre comercial, Razón social, RFC, Teléfono, Email y Dirección completa.
Sube el logotipo
Carga el logo de la empresa en formato PNG o JPG (recomendado 200x200 px).
Guarda los cambios
Haz clic en "Guardar" para crear la empresa.
Gestionar Sucursales
Si tu empresa tiene múltiples ubicaciones, puedes registrar cada sucursal:
- Ve a Empresas > Sucursales
- Haz clic en "Agregar Sucursal"
- Selecciona la empresa matriz
- Ingresa nombre, dirección y datos de contacto de la sucursal
Módulo de Vehículos
Gestiona toda tu flotilla de vehículos desde este módulo central.
Registrar un Vehículo
Datos del Vehículo
Ingresa: Placa, Número económico, Marca, Modelo, Año, Color, Número de serie (VIN), Tipo de vehículo.
Información Técnica
Capacidad de carga, Tipo de combustible, Rendimiento estimado (km/L), Odómetro actual.
Documentos
Sube: Tarjeta de circulación, Póliza de seguro, Verificación, Permiso SCT (si aplica).
Asignación
Asigna el vehículo a una sucursal y opcionalmente a un conductor principal.
Estados del Vehículo
| Estado | Descripción | Acciones Disponibles |
|---|---|---|
| Activo | Vehículo operativo y disponible | Asignar, registrar combustible, mantenimiento |
| En Mantenimiento | Vehículo en taller | Ver detalles del mantenimiento |
| Inactivo | Vehículo fuera de servicio | Reactivar, dar de baja |
Documentos del Vehículo
Cada vehículo puede tener múltiples documentos asociados. El sistema te alertará cuando estén por vencer:
- Tarjeta de circulación: Documento oficial del vehículo
- Póliza de seguro: Seguro vigente obligatorio
- Verificación vehicular: Según la entidad federativa
- Permiso SCT: Para vehículos de carga federal
- Otros: Permisos especiales, calcomanías, etc.
Módulo de Conductores
Administra la información de todos los operadores de tu flotilla.
Registrar un Conductor
- Datos personales: Nombre, CURP, RFC, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, email
- Licencia: Tipo, número, fecha de expedición y vencimiento
- Documentos: INE, comprobante de domicilio, antecedentes no penales, examen médico
- Contacto de emergencia: Nombre, parentesco, teléfono
Asignación de Vehículos
Puedes asignar uno o más vehículos a cada conductor:
- Ve al perfil del conductor
- En la sección "Vehículos Asignados" haz clic en "Agregar"
- Selecciona el vehículo de la lista
- Define si es asignación principal o secundaria
- Guarda los cambios
Módulo de Combustible
Controla y analiza el consumo de combustible de toda tu flotilla.
Registrar Carga de Combustible
Selecciona el Vehículo
Elige el vehículo que recibió la carga de combustible.
Ingresa los Datos
Fecha, odómetro actual, litros cargados, costo total, estación de servicio.
Sube el Comprobante
Adjunta foto del ticket o factura (opcional pero recomendado).
Análisis de Rendimiento
El sistema calcula automáticamente:
- Rendimiento (km/L): Basado en kilómetros recorridos entre cargas
- Costo por kilómetro: Gasto de combustible por km recorrido
- Comparativas: Rendimiento vs. promedio del modelo de vehículo
- Tendencias: Gráficas de consumo mensual y anual
Módulo de Talleres
Administra tu red de talleres y proveedores de servicios.
Registrar un Taller
- Información básica: Nombre, dirección, teléfono, email, horarios
- Servicios: Categorías de servicios que ofrece (mecánica, eléctrica, llantas, etc.)
- Contacto: Persona de contacto, teléfono directo
- Ubicación: Coordenadas GPS para localización en mapa
Catálogo de Servicios
Cada taller puede tener su propio catálogo de servicios con precios:
- Cambio de aceite
- Afinación menor/mayor
- Cambio de frenos
- Servicio de transmisión
- Diagnóstico electrónico
- Y más...
Módulo de Mantenimiento
Programa y da seguimiento a todos los mantenimientos de tu flotilla.
Tipos de Mantenimiento
| Tipo | Descripción | Frecuencia Típica |
|---|---|---|
| Preventivo | Mantenimiento programado para prevenir fallas | Cada 5,000 - 10,000 km |
| Correctivo | Reparación de fallas o desperfectos | Cuando se detecta problema |
| Predictivo | Basado en análisis y diagnósticos | Según indicadores |
Crear Solicitud de Mantenimiento
- Ve a Mantenimiento > Solicitudes
- Haz clic en "Nueva Solicitud"
- Selecciona el vehículo afectado
- Describe el problema o servicio requerido
- Indica la prioridad (Alta, Media, Baja)
- Asigna un taller (opcional)
- Guarda la solicitud
Seguimiento de Mantenimientos
Cada mantenimiento pasa por diferentes estados:
- Pendiente: Solicitud creada, esperando atención
- En Proceso: Vehículo en taller siendo atendido
- Completado: Servicio terminado, vehículo disponible
- Cancelado: Mantenimiento cancelado
Módulo de Gastos
Control completo de todos los gastos operativos de tu flotilla.
Tipos de Gastos
- Combustible: Cargas de diésel, gasolina, gas
- Mantenimiento: Reparaciones, refacciones, servicios
- Documentación: Verificaciones, permisos, seguros
- Peajes: Casetas, TAG, pases
- Operativos: Viáticos, estacionamientos, otros
Registrar un Gasto
Selecciona la Categoría
Elige el tipo de gasto del catálogo.
Asocia al Vehículo
Si aplica, selecciona el vehículo relacionado.
Ingresa el Monto
Monto, fecha, descripción y método de pago.
Adjunta Comprobante
Sube foto o PDF del ticket/factura.
Presupuestos
Configura presupuestos mensuales por categoría para controlar el gasto:
- Define montos límite por categoría
- Recibe alertas al alcanzar 80% del presupuesto
- Compara gastos reales vs presupuestados
Módulo de Reportes
Genera reportes detallados para análisis y toma de decisiones.
Reportes Disponibles
Reporte de Flotilla
Estado general de todos los vehículos
Consumo de Combustible
Análisis de rendimiento y costos
Historial de Mantenimientos
Todos los servicios por vehículo
Gastos Operativos
Desglose de gastos por categoría
Exportar Reportes
Todos los reportes pueden exportarse en:
- Excel (.xlsx): Para análisis detallado
- PDF: Para presentaciones e impresión
- CSV: Para integración con otros sistemas
Módulo de Pagos
Gestión de suscripciones y métodos de pago.
Planes Disponibles
GetCastores ofrece diferentes planes según el tamaño de tu flotilla:
- Básico: Hasta 10 vehículos
- Profesional: Hasta 50 vehículos
- Empresarial: Vehículos ilimitados
Métodos de Pago
- Tarjeta de crédito/débito (Visa, Mastercard, Amex)
- Transferencia bancaria
- Domiciliación
Módulo de Notificaciones
Configura alertas y notificaciones del sistema.
Tipos de Notificaciones
- Documentos por vencer: Licencias, seguros, verificaciones
- Mantenimientos programados: Servicios próximos
- Presupuestos: Alertas de gasto excedido
- Sistema: Actualizaciones y avisos importantes
Canales de Notificación
- Email: Notificaciones por correo electrónico
- Sistema: Alertas dentro del panel de administración
- SMS: Mensajes de texto para alertas críticas (opcional)
Gestión de Usuarios
Administra los usuarios que tienen acceso al sistema.
Roles de Usuario
| Rol | Permisos |
|---|---|
| Administrador | Acceso total a todas las funciones |
| Gerente | Gestión de flotilla, reportes, sin configuración |
| Operador | Registro de operaciones diarias |
| Visualizador | Solo lectura de información |
Preguntas Frecuentes
General
¿Cómo recupero mi contraseña?
En la pantalla de inicio de sesión, haz clic en "Olvidé mi contraseña" e ingresa tu correo electrónico. Recibirás un enlace para restablecerla.
¿Puedo acceder desde mi celular?
Sí, GetCastores es responsive y funciona en cualquier dispositivo con navegador web.
¿Mis datos están seguros?
Sí, utilizamos encriptación SSL, backups automáticos y servidores seguros para proteger tu información.
Vehículos
¿Cuántos vehículos puedo registrar?
Depende de tu plan. El plan Empresarial permite vehículos ilimitados.
¿Puedo importar vehículos desde Excel?
Sí, en la sección de Vehículos encontrarás la opción "Importar" para carga masiva.
Soporte
¿Cómo contacto a soporte?
Puedes crear un ticket en el Centro de Ayuda o llamar al +52 312 303 2751.